Na etapie przygotowania wniosku

Zbyt późne rozpoczęcie przygotowań do złożenia wniosku

Ustawa o cudzoziemcach nakłada na obywatela państwa trzeciego, co do zasady, obowiązek osobistego złożenia wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, zezwolenia na pobyt stały, zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej oraz wniosku o przedłużenie wizy krajowej. Obowiązek ten musi być zrealizowany przez cudzoziemca w określonym terminie – konkretnie zaś najpóźniej w ostatnim dniu jego legalnego pobytu na terytorium Polski. Niezachowanie tego terminu, poza nielicznymi wyjątkami,  skutkuje – w zależności od rodzaju wniosku - odmową udzielenia zezwolenia, niezależnie od faktu spełnienia wymogów dotyczących udzielenia tego zezwolenia, lub odmową wszczęcia takiego postępowania, co może wiązać się z koniecznością opuszczenia terytorium Polski.

Obecnie wszystkie wydziały właściwe w sprawach cudzoziemców w urzędach wojewódzkich przyjęły system elektronicznego umawiania się na wizytę w celu złożenia wniosku. Czas oczekiwania na wizytę może wynosić, w zależności od obciążenia danego wojewody liczbą wpływających wniosków, nawet kilka tygodni. Stąd rekomenduje się, aby nie pozostawiać kwestii przygotowania wniosku i jego złożenia na ostatnią chwilę, lecz zaplanować te czynności z odpowiednim wyprzedzeniem. W interesie cudzoziemca leży, by stawił się w urzędzie w trakcie legalnego pobytu oraz w chwili złożenia wniosku przedstawił wszystkie wymagane dokumenty – ich złożenie zniesie ryzyko związane z wystąpieniem braków formalnych oraz zapobiegnie konieczności uzupełniania materiału dowodowego w toku postępowania.

Jeśli cudzoziemiec nie przystąpi do czynności rezerwacji wizyty odpowiednio wcześnie może okazać się, że jedynym sposobem na uniknięcie konieczności opuszczenia terytorium Polski przed upływem dopuszczalnego pobytu w ruchu bezwizowym lub na podstawie posiadanego tytułu pobytowego, jest przesłanie wniosku o udzielenie zezwolenia/przedłużenie wizy za pośrednictwem operatora pocztowego. Będzie się to wiązało z koniecznością oczekiwania na wezwanie organu do stawiennictwa w celu dopełnienia obowiązku osobistego złożenia wniosku i oddania odcisków linii papilarnych, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania.

Jeśli zaś cudzoziemiec pozostawi kwestię gromadzenia niezbędnych dokumentów na ostatnią chwilę, może okazać się, że nie jest w stanie pozyskać dokumentów przed datą złożenia wniosku. Pozyskanie dokumentów może się bowiem wiązać w określonych przypadkach m.in. z koniecznością wyjazdu do kraju pochodzenia (np. w celu pozyskania dokumentu podróży, aktów stanu cywilnego), dopełnieniem określonych czasochłonnych procedur (np. w celu przedstawienia informacji starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy na lokalnym rynku pracy) czy wymianą korespondencji.