POLITIQUE SUR LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE
I. DÉFINITIONS
Responsable du traitement – le chef de l’Office des étrangers, qui, seul ou conjointement avec d'autres entités, détermine les finalités et les moyens du traitement des Données personnelles.
Données personnelles – désigne toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable ; une personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel que le nom, la nationalité, le sexe, la date de naissance, le numéro de téléphone, le login, le numéro d'identification, les données de localisation, l'identifiant en ligne, les informations collectées par le biais de cookies et d'autres technologies similaires ou un ou plusieurs facteurs spécifiques à l'identité physique, physiologique, génétique, mentale, économique, culturelle ou sociale de la personne physique. Le Module de gestion de dossiers (MOS) traite les Données personnelles des Utilisateurs et des personnes pour lesquelles les Utilisateurs entreprennent certaines activités au MOS.
Compte – une collection de ressources où sont stockées les données de l'Utilisateur marquées d'un nom unique (login) et des informations sur ses activités au sein du MOS.
MOS – portail géré par le chef de l’Office des étrangers, disponible à l'adresse suivante https://mos.cudzoziemcy.gov.pl, destiné à présenter des demandes en matière de résidence sur le territoire de la République de Pologne et à fournir les connaissances nécessaires sur les procédures de migration.
Destinataire – une personne physique ou morale, une autorité publique, un individu ou toute autre entité à qui des Données personnelles sont divulguées, même s'il s'agit d'un tiers. Les autorités publiques qui peuvent recevoir des Données personnelles dans le cadre d'une procédure spécifique conformément au droit de l'Union ou des États membres ne sont pas considérées comme des Destinataires ; le traitement de ces données par ces autorités publiques doit être conforme à la législation sur la protection des données applicable en fonction des finalités du traitement.
Sous-traitant – une personne physique ou morale, une autorité publique, une entité ou un autre organisme qui traite les Données personnelles pour le compte du Responsable du traitement.
Politique – la présente Politique sur la protection de la vie privée.
Règlement – le document qui définit notamment les règles d'utilisation du portail du Module de gestion de dossiers et les responsabilités des Utilisateurs.
RGDP – Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).
Utilisateur – une personne physique qui est enregistrée auprès du MOS et qui possède un compte auprès du MOS. L'enregistrement auprès du MOS pour devenir un utilisateur nécessite l'acceptation préalable de la Politique sur la protection de la vie privée et du Règlement.
II. OBJECTIFS ET PORTÉE DE LA POLITIQUE SUR LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE
L'objectif de la Politique est de définir les mesures prises par le Responsable du traitement pour protéger les données personnelles traitées par le MOS. En particulier, la Politique définit la portée et la base juridique du traitement des Données personnelles qui sont collectées par le Responsable du traitement dans le cadre de l’utilisation du MOS par les Utilisateurs.
Le Responsable du traitement obtient les Données personnelles de l’Utilisateur lors de la création d'un Compte sur le MOS, en relation avec les activités de l'Utilisateur sur le MOS et en relation avec les mises à jour des Données personnelles effectuées par le biais du Compte.
III. PORTÉE DES DONNÉES PERSONNELLES TRAITÉES PAR LE RESPONSABLE DU TRAITEMENT
Lors de l'inscription (création d'un compte), il est obligatoire de fournir les Données personnelles suivantes :
prénom et nom de famille,
date de naissance
genre,
citoyenneté,
adresse e-mail.
Le fait de ne pas fournir les informations indiquées ci-dessus empêchera l'enregistrement auprès du MOS, car elles sont nécessaires pour soumettre une demande par le biais du MOS.
Lors de votre inscription, vous pouvez fournir volontairement une adresse postale.
Le compte de l'Utilisateur sera activé au moyen d'un lien d'activation envoyé à l'adresse électronique fournie lors de l'inscription. Un compte qui n'est pas activé dans la période de validité du lien d'activation (10 minutes après réception) sera automatiquement supprimé.
IV. OBJECTIF, BASE ET DURÉE DU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES
Les données traitées par le biais du MOS seront utilisées afin que le chef de l‘Office des étrangers puisse accomplir les tâches légales prévues, entre autres, par la loi du 12 décembre 2013 sur les étrangers et la loi du 13 juin 2003 sur l'octroi de la protection aux étrangers sur le territoire de la République de Pologne, notamment en ce qui concerne le remplissage des formulaires de demande en ligne en cas d'octroi à un étranger d'une autorisation de séjour temporaire et d'une autorisation de séjour permanent sur le territoire de la République de Pologne. En outre, le MOS permet la création de comptes pour les mineurs, qui sont gérés par leurs tuteurs légaux.
Lors de l'utilisation du Compte, les Données personnelles seront traitées afin de remplir l'obligation légale du Responsable du traitement en vertu des lois susmentionnées et d'exécuter les tâches effectuées dans le cadre de l'autorité publique confiée au Responsable du traitement (Art. 6(1)(c) et (e), Art. 9(2)(g) du RGDP).
Les Données personnelles peuvent également être traitées par le MOS à des fins analytiques et statistiques sur la base de l'article 6(1)(a) du RGDP. À cette fin, le Responsable du traitement recueillera des informations telles que des données provenant de cookies, des informations sur le navigateur ou des adresses IP. Si les informations sont nécessaires au fonctionnement du MOS, elles sont traitées sur la base de l'article 6(1)(f) du RGDP.
Le Responsable du traitement peut traiter les Données personnelles dans le cadre du droit de faire valoir ou de se défendre contre des réclamations en vertu de l'article 6(1), point f), du RGDP. À cette fin, le Responsable du traitement peut traiter les Données personnelles jusqu'à l'expiration du délai de prescription conformément à la législation applicable.
V. PÉRIODE DE CONSERVATION DES DONNÉES PERSONNELLES DANS LE MOS
Les données personnelles seront traitées au MOS jusqu'à ce que le Compte soit supprimé par l'Utilisateur ou en raison de l'inactivité de l'Utilisateur dans le Compte.
VI. ADRESSE IP, COOKIES
Les cookies sont des données informatiques, notamment des fichiers texte, stockés sur l'équipement terminal des Utilisateurs (ex : ordinateur, téléphone, tablette), transmis par les sites internet. Les cookies permettent au site web de reconnaître l'appareil de l'utilisateur, afin que le site web soit adapté aux préférences individuelles de l'utilisateur, qu'il soit affiché dans la langue de l'utilisateur telle que mémorisée par ces cookies et qu'il utilise d'autres paramètres du site web choisis par l'Utilisateur. Les cookies contiennent généralement le nom du site Web d'origine, la durée de leur stockage sur l'appareil final et un identifiant unique.
Les cookies sont également utilisés pour créer des statistiques anonymes et agrégées qui aident le Responsable du traitement à comprendre comment l’Utilisateur utilise le MOS. Les cookies permettent également de garantir le perfectionnement et le bon fonctionnement du MOS, y compris les tests de performance.
Il existe une répartition détaillée des cookies :
1. En raison de leur nécessité pour le service :
a) indispensables – ils sont absolument nécessaires au bon fonctionnement du MOS ou de la fonctionnalité que l'utilisateur souhaite utiliser,
b) fonctionnels – ils sont importants pour le fonctionnement du MOS car :
– ils servent à enrichir la fonctionnalité du MOS ; sans eux, le portail fonctionnera correctement, mais ne sera pas adapté aux préférences de l'utilisateur,
– ils servent à garantir un niveau élevé de fonctionnalité du MOS ; sans eux, le niveau de fonctionnalité du portail peut diminuer, mais leur absence ne doit pas empêcher l'utilisation totale du portail,
– ils servent la majorité des fonctionnalités du MOS ; les bloquer entraînera le mauvais fonctionnement de certaines fonctions.
2. En raison de la durée pour laquelle des cookies seront placés sur l'équipement terminal de l'utilisateur :
a) cookies de session – cookies placés pour la durée du navigateur (session), et sont supprimés lorsque le navigateur est fermé ou que vous vous déconnectez de MOS,
b) cookies permanents – ils ne sont pas supprimés à la fermeture du navigateur et restent sur l'appareil de l'Utilisateur pendant la durée spécifiée dans les paramètres des cookies ou jusqu'à leur suppression manuelle par l'Utilisateur.
3. En raison de l'objectif qu'ils servent :
a) la configuration du MOS – ils permettent la mise en place de fonctions et de services sur le portail,
b) la sécurité et la fiabilité du MOS – ils permettant de vérifier l'authenticité et d'optimiser les performances du portail,
c) l’authentification – ils permettent de fournir des informations lorsque l'Utilisateur est connecté afin que le MOS puisse afficher les informations et fonctions pertinentes,
d) l’état de la session – ils permettent d'enregistrer des informations sur la façon dont les Utilisateurs utilisent le MOS, afin de contribuer à l'amélioration des services disponibles sur le portail et d'améliorer l'expérience de navigation,
e) les processus – ils permettent le bon fonctionnement du MOS et des fonctions disponibles sur celui-ci.
En principe, les cookies ne constituent pas des Données personnelles. Toutefois, certaines informations stockées dans les cookies (par exemple sur les préférences), notamment lorsqu'elles sont combinées à d'autres informations vous concernant, peuvent être traitées comme des Données personnelles. Les Données personnelles collectées à l'aide de cookies ne peuvent être traitées que dans le but d'exécuter les fonctions spécifiées décrites ci-dessus au nom de l'Utilisateur.
Par défaut, les logiciels de navigation sur Internet permettent de placer des cookies sur le l’appareil terminal de l'Utilisateur. Ces paramètres peuvent être modifiés pour bloquer le traitement automatique des cookies dans les paramètres de votre navigateur ou pour vous informer chaque fois qu'ils sont envoyés à l’appareil de l’Utilisateur. Il est possible de modifier les paramètres du navigateur individuellement pour chaque navigateur.
Restreindre l'utilisation des cookies, peut affecter certaines des fonctionnalités disponibles sur le MOS.
VII. LES DROITS DES UTILISATEURS EN MATIÈRE DE TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES ET LEUR EXERCICE
Les Utilisateurs ont les droits suivants découlant du traitement de leurs Données personnelles par le Responsable du traitement.
Le droit d'accéder et d'obtenir des copies des Données personnelles.
Le droit de rectifier les Données personnelles lorsque celles-ci sont incorrectes ou incomplètes.
Le droit à l'effacement des Données personnelles.
Le droit de restreindre le traitement des Données personnelles.
Le droit à la portabilité des données en ce qui concerne les Données personnelles traitées par des moyens automatisés sur la base du consentement.
Le droit de s'opposer au traitement des données personnelles.
Le droit de retirer le consentement au traitement des Données personnelles sans affecter la légalité du traitement de ces données avant le retrait.
Nonobstant ce qui précède, l’Utilisateur a le droit de déposer une plainte relative au traitement des Données personnelles par le Responsable du traitement auprès de l'autorité de contrôle, qui est le Président du Bureau pour la Protection des Données Personnelles (adresse : ul. Taborowa 2, 00-193 Varsovie).
VIII. LES DESTINATAIRES DES DONNÉES PERSONNELLES ET LES AUTRES SOUS-AUTORITÉS AUXQUELLES LE RESPONSABLE DU TRAITEMENT PEUT DIVULGUER DES DONNÉES PERSONNELLES
Le responsable du traitement peut transférer des Données personnelles à des sous-traitants qui lui fournissent des services informatiques, postaux, de conseil et juridiques. Nonobstant ce qui précède, le Responsable du traitement peut transférer les Données personnelles aux autorités publiques et autres entités publiques dans le cadre de l'exécution de leurs tâches statutaires. Ces entités peuvent alors devenir des Responsables du traitement des données personnelles distincts. Les données personnelles traitées au MOS ne sont pas transférées en dehors de l'Espace économique européen.
IX. MODIFICATION DES DISPOSITIONS
La Politique peut être modifiée si cela s'avère nécessaire, ce dont les Utilisateurs seront informés par une communication disponible sur le MOS. L'Utilisateur aura la possibilité d'indiquer d'avoir lu les modifications.
X. COORDONNÉES
Des informations sur le traitement des données personnelles au MOS peuvent être obtenues en contactant le délégué à la protection des données désigné par le Responsable du traitement, par écrit à l'adresse du Responsable du traitement (adresse de correspondance : ul. Taborowa 33, 02-699 Varsovie) ou par voie électronique à iod@udsc.gov.pl.