W trakcie procedury rozpatrywania wniosku

Współodpowiedzialność za przebieg postępowania

W zakresie współpracy z organem cudzoziemiec i pełnomocnik powinni pamiętać, że współodpowiadają za jakość tej współpracy i termin rozpatrzenia wniosku.

Wojewoda po przyjęciu wniosku jest wprawdzie zobowiązany do wyczerpującego zebrania i rozpatrzenia całego materiału dowodowego, jednakże strona nie jest zwolniona od lojalnego współdziałania w wyjaśnianiu okoliczności danej sprawy. Powinna ona przedstawić wszystkie informacje niezbędne do ustalenia stanu faktycznego sprawy, jak również udostępnić dowody znajdujące się w jej posiadaniu lub które tylko ona może przedstawić, potwierdzające okoliczności wskazane w uzasadnieniu wniosku wszczynającego postępowanie. W postępowaniu administracyjnym obowiązuje bowiem zasada, że ciężar dowodu spoczywa na tym, kto z określonego faktu wyprowadza skutki prawne. Niezależnie od  działań podejmowanych przez wojewodę i nie czekając na wezwanie, cudzoziemiec wiedząc, że pewnych wymaganych dokumentów nie przedstawił dotąd organowi, powinien uzupełnić wniosek o te dokumenty.

Całość postępowania w sprawie udzielenia zezwoleń pobytowych została przez ustawodawcę skonstruowana z założeniem, że wnioskodawca będzie musiał stawić się w urzędzie wojewódzkim jedynie dwukrotnie – po raz pierwszy przy złożeniu wniosku (jest to związane z wymogiem osobistego złożenia wniosku wraz z pełną dokumentacją, okazania dokumentu podróży oraz odcisków linii papilarnych) oraz w celu odbioru spersonalizowanej karty pobytu po udzieleniu zezwolenia (w celu sprawdzenia zgodności odcisków linii papilarnych, które zostały zapisane na tym dokumencie). Ewentualne dodatkowe wizyty mogą wynikać wyłącznie z przebiegu konkretnego postępowania, zwłaszcza, jeżeli istnieje konieczność przesłuchania cudzoziemca jako strony postępowania (poza przypadkami dot. członków rodzin oraz cudzoziemców występujących o pobyt stały z uwagi na polskie pochodzenie jest to w praktyce rzadkość). Cudzoziemiec jako strona postępowania nie może zostać ukarany za bezpodstawną odmowę złożenia zeznań. W jego interesie leży jednak wyjaśnienie wszelkich niejasności, których samodzielnie wyjaśnienie przez organ może konsumować czas lub okazać się niemożliwe.

O ile zatem cudzoziemiec nie przedstawi całości dowodów niezbędnych do udzielenia mu zezwolenia pobytowego na etapie składania wniosku, organ będzie zmuszony te dowody pozyskać od niego w drodze wezwania go do ich przedstawienia, co niewątpliwie wydłuży procedurę rozpatrywania wniosku, zwłaszcza, jeśli w odpowiedzi cudzoziemiec będzie załączał dokumentację etapami, załączał dokumenty o krótkim terminie ich wykorzystania w postępowaniu (np. ubezpieczenie zdrowotne, które w ciągu kilku dni traci ważność), wnosił o wydłużenie terminu dostarczenia dokumentów (jako, że dopiero po otrzymaniu wezwania podejmie kroki w celu ich uzyskania). Także m.in. wówczas, gdy przedstawione dowody będą budziły wątpliwości odnośnie ich autentyczności lub wiarygodności, lub przeterminują się.

Jako, że w toku postępowania organ administracyjny prowadzący sprawę udziela stronie niezbędnych instrukcji i wskazówek co do sposobu uzupełnienia materiału dowodowego, tak, aby strona nie poniosła uszczerbku z powodu nieznajomości prawa, cudzoziemiec zostanie wezwany przez organ pisemnie do ich dostarczenia w wyznaczonym terminie wynoszącym nie mniej niż14 dni.

W przypadku, jeśli po zapoznaniu okaże się, że wezwanie nie jest zrozumiałe, cudzoziemiec nie powinien pozostawać bierny, lecz zwrócić się do organu z prośbą o jego wyjaśnienie.

W przypadku, gdy cudzoziemiec ocenia je jako bezzasadne – powinien dążyć do ustalenia, z czego wynika skierowanie wezwania (czy jest wynikiem błędu w ocenie dostarczonego materiału dowodowego, czy sporna jest kwestia dostarczonej dokumentacji).

Wezwanie zostanie cudzoziemcowi doręczone za pokwitowaniem przez operatora pocztowego pod wskazanym przez niego adresem lub drogą elektroniczną poprzez ePUAP, jeśli wystąpi o taki sposób doręczania korespondencji (lub doręczone jego pełnomocnikowi, o ile został ustanowiony). Szczegółowe zasady doręczeń reguluje rozdział 8 K.p.a.

Aby unikać uchybień terminu i ich konsekwencji, należy odbierać korespondencję przesłaną przez urząd i odpowiadać na nią we wskazanym trybie. Zawiera ona kluczowe informacje i instrukcje odnośnie kroków, jakie należy wykonać, w danej sprawie.

Ignorując wezwanie organu w istocie cudzoziemiec szkodzi sobie, nie tylko w ten sposób, że przedłuża postępowanie, ale może przesądzić o jego wyniku. Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w wyroku z dnia 5 czerwca 2014r. sygn. akt II SAB/Wr 29/14 w jasny sposób określił tryb postępowania przez organ administracji państwowej, w przypadku ignorowania przez stronę wezwania organu do dokonania określonej czynności stwierdzając: „W sytuacji, gdy organ administracyjny zwraca się do strony o dokonanie określonej czynności bądź udzielenie informacji, a strona nie udziela odpowiedzi, organ nie może oczekiwać "bez końca" na odpowiedź, która być może nigdy nie nadejdzie, lecz po upływie terminu, jaki należało stronie wyznaczyć na udzielenie stosownej informacji bądź dokonanie określonej czynności, powinien sprawę zakończyć, nawet jeżeli brak oczekiwanej odpowiedzi może mieć istotny wpływ na wynik sprawy”.