Pendant la procédure d'examen de la demande

Coresponsabilité pour le déroulement de la procédure

Dans le cadre de la coopération avec l'autorité, l'étranger et le mandataire doivent se rappeler qu'ils sont co-responsables de la qualité de cette coopération et du délai d'examen de la demande.

Un voïvode, après avoir accepté une demande, est obligé de collecter et d'examiner exhaustivement toutes les preuves, cependant la partie n'est pas exemptée d'une coopération loyale pour clarifier les circonstances d'un cas donné. Elle doit présenter toutes les informations nécessaires pour déterminer les faits de l'affaire, ainsi que mettre à disposition les preuves qui sont en sa possession ou qu'elle seule peut présenter, confirmant les circonstances indiquées dans la justification de la demande d'ouverture de la procédure. Dans les procédures administratives, la charge de la preuve incombe à la personne qui tire des effets juridiques d'un fait donné. Indépendamment des mesures prises par le voïvode et sans attendre une convocation, un étranger qui sait que certains documents requis n'ont pas encore été présentés à l'autorité, doit compléter la demande avec ces documents.

L'ensemble de la procédure d'octroi des permis de séjour a été élaboré par le législateur en partant du principe que le demandeur ne devra se présenter que deux fois au bureau de la voïvodie - la première fois lors de la soumission de la demande (ceci est lié à l'obligation de soumettre la demande en personne avec une documentation complète, en présentant un document de voyage et des empreintes digitales) et afin de recevoir une carte de séjour personnalisée après l'octroi du permis (afin de vérifier la compatibilité des empreintes digitales inscrites sur ce document). D'éventuelles visites supplémentaires ne peuvent résulter que du déroulement d'une procédure spécifique, en particulier si un étranger en tant que partie à la procédure doit être interrogé (à l'exception des cas concernant les membres de la famille et les étrangers demandant la résidence permanente en raison de leur origine polonaise, c'est rarement le cas dans la pratique). Un étranger en tant que partie à la procédure ne peut être sanctionné pour un refus injustifié de témoigner. Toutefois, il est dans l'intérêt de l'étranger de clarifier toute ambiguïté, qui peut prendre du temps ou s'avérer impossible à résoudre par lui-même.

Par conséquent, si l'étranger ne présente pas toutes les preuves nécessaires à l'octroi du permis de séjour au stade de la présentation de la demande, l'autorité sera obligée d'obtenir ces preuves de sa part par le biais d'une convocation, ce qui prolongera sans aucun doute la procédure d'examen de la demande. L'étranger soumettra les documents par étapes, joindra les documents dont le délai d'utilisation dans la procédure est court (par exemple, l'assurance maladie, qui expire en quelques jours), demandera une prolongation du délai de fourniture des documents (car il n'entreprendra des démarches pour les obtenir qu'après avoir reçu une convocation). De même, entre autres, lorsque les éléments de preuve soumis suscitent des doutes quant à leur authenticité ou leur fiabilité, ou sont périmés.

Étant donné qu'au cours de la procédure, l'autorité administrative chargée de l'affaire doit fournir à la partie les instructions et les directives nécessaires quant à la manière de compléter les preuves, afin que la partie ne subisse pas de préjudice en raison de sa méconnaissance du droit, l'étranger est sommé par l'autorité, par écrit, de les fournir dans le délai prescrit qui est généralement de 7 à 14 jours.

Si, après avoir pris connaissance de la convocation, il s'avère qu'elle n'est pas compréhensible, l'étranger ne doit pas rester passif, mais demander à l'autorité de lui fournir des explications.

Si l'étranger se rend compte que la convocation n'est pas fondée - il doit chercher à déterminer la raison de la convocation (s'il s'agit d'une erreur d'appréciation des preuves fournies ou si la question des documents fournis est contestable).

La convocation est remise à l'étranger contre récépissé par le prestataire de services postaux à l'adresse indiquée par l'étranger (ou remise au mandataire de l'étranger, s'il a été désigné) ou via ePUAP. Les principes détaillés du service sont régis par le chapitre 8 du Code des infractions administratives.

Afin d'éviter de manquer le délai et ses conséquences, vous devez recevoir la correspondance envoyée par le bureau et y répondre de la manière indiquée. Elle contient des informations clés et des instructions sur les mesures à prendre dans un cas donné.

En effet, en ignorant la convocation de l'autorité, l'étranger se nuit à lui-même, non seulement en prolongeant la procédure, mais peut également préjuger de son issue.

Le tribunal administratif provincial de Wrocław, dans son jugement du 5 juin 2014, réf. II SAB/Wr 29/14, a clairement défini la procédure à suivre par un organe administratif de l'État lorsqu'une partie ignore une sommation de l'organe d'exercer une certaine action, en déclarant:

« Dans une situation où une autorité administrative demande à une partie d'exercer une certaine action ou de fournir des informations et que la partie ne répond pas, l'autorité ne peut pas attendre « indéfiniment » une réponse qui pourrait ne jamais venir, mais après l'expiration du délai qui aurait dû être fixé pour que la partie fournisse les informations pertinentes ou effectue une certaine action, elle doit conclure l'affaire, même si l'absence de la réponse attendue peut avoir un impact significatif sur l'issue de l'affaire ».